做好時間管理

做好時間管理

您是否曾...

1、在下班回家的路上突然想起今天還有一項工作沒有完成？
2、給對方打電話，放下電話後突然意識到該說的事沒說？
3、看到寫在某張 紙上的電話號碼卻記不起是誰的？
4、認為計劃趕不上變化？
5、給對方遞名片時，突然意識到僅剩的兩張名片上還記著別人的聯繫訊息？
6、 記不清把訊息記錄在哪裡了？
7、別人說你的桌子太亂？
8、想做一件事，比如健身或談戀愛、與家人多在一起等，卻總沒開始或找不到時間做？
9、 別人答應你一件事，過了期限後你才想起來？
10、忘記某個約會後，謊稱自己生病或親屬有事？

看你有多少個問題回答為「是」...

時間管理的實質

很多人都認為，時間管理的意義在於讓我們工作得更有效率。這確實是掌握時間管理技能的一大好處。然而，時間管理的本質並不如此。時間管理的根本是人生的自我管理。它應該是每個追求成功的人的必備素質。
那麼，什麼又是真正的成功呢？成功包含「效能」和「效率」兩個方面。「效能」是指一個人是否在「做正確的事」，即是否確立了適合他自己的人生目標並為此行動：「效率」是指「正確地做事」，即在實現目標的過程中是否採取了正確的方法並行之有效。因此，時間管理不僅涉及「效率」，更要關注「效能」，才能真正體會到成功所帶來的喜悅。「效能」為本，「效率」是末。
我相信，我們每個人都會或多或少地在內心深處探尋這樣一個難解之謎：人活著到底為了什麼？我的人生價值何在？
既然「效能」為本，那麼一個自然的問題是：你確立了適合自己的人生目標嗎？很多學員正是帶著「如何確定人生目標」這樣的疑問來參加培訓的。我們常常 感歎：說起來容易，做起來難！所以，這個世界上成功的人並不多。我們都知道人活著應該有目標，這說起來確實容易；但到底怎樣確立目標，什麼樣的目標才是正 確的，這的確是個難題。
「你的天賦才能與世界需求交叉的地方，那就是你的使命所在。」亞里士多德其實很早就為我們指點了迷津。而遺憾的是，現實中人們所追求的，往往不是內心呼喚的自我，而是攀比與虛榮。這樣得來的結果，只能是暫時的滿足，更多的卻是失落。你認識到自己真正的才能了嗎？你知道這些才能如何滿足世界的需求嗎？ 你若想成功，就從回答這一問題開始吧，否則你很難體會到生命的意義。
當你找到了這個問題的答案，你就開始有了目標——人生效能的起點。人生不是單一的色彩，而是萬花筒。要實現目標，需要關照人生的各個方面，這就是你的「人生之輪」。

《高效能人士的7個習慣》的作者史蒂芬.柯維在研究並採訪過大量的成功人士之後得出：
「真正成功的人注重人生各個方面的修煉」。
練習：
-請為自己目前人生的7個方面從最滿意到最不滿意排序。
-你希望在哪些方面尋求大的發展？
-你為這幾方面樹立了目標嗎？
你對人生7個方面的關照程度，將決定你人生效能的高低。

成功人士的8個習慣
1、積極主動
2、以終為始
3、要事第一
4、雙贏思維
5、知彼解己
6、統合綜效
7、不斷更新
8、 找到心聲

這8個習慣是史蒂芬。柯維博士在他兩部經典著作《高效能人士的7個習慣》和《第8個習慣》中總結並倡導的。習慣1、2、3幫助你實現個人成功。習慣 4、5、6和8幫助你實現人際關係和團隊的成功。習慣7幫助你保持恆久的成功。這兩本書值得我們每個人反覆咀嚼、消化，從而化為行動。要想突破時間管理能 力的瓶頸，這兩本書是必讀的。

8個習慣都與時間管理密切相關：
-習慣1和8要求樹立正確的人生態度和時間觀念。
-習慣2要求行動前要有目標，保證做正確的事。
- 習慣3要求實現目標要有計劃，保證正確地做事。
-習慣4、5、6說明與他人合作會更有效率。
-習慣7說明僅事業成功不代表人生的成功，時間管理要關照人生的各個方面。
8個習慣的養成，將會大大提升人生效能。「效能」提升之後，「效率」自然就成了你的關注點。

個人效率的11個方面
個人效率自我檢測。請為自己的各項打分。
如傾向左邊的描述，分數應為1-5；
如傾向右邊的描述，分數應為6-10.
11項當中你分數偏低的項目，就是你時間管理「效率」方面需要提高的重點。
工作效率與個人效率。對於我們多數人來說，除了睡覺，生活的大部分時間都在工作中度過。一個人對工作的態度從很大程度上能反映其人生效能的高低。工作效率則往往代表了個人的生活效率。
影響一個人工作效率的原因主要有以下方面：
一、自身因素：如缺乏計劃，時間觀念不強，追求完美，不願委託或授權等。
二、組織因素：如績效管理等制度不健全，溝通不暢，文山會海等。
三、 環境因素：如突發事件多，應酬多，同事時間觀念不強等。
四、技術因素：如缺乏科學的時間管理方法和有效的時間管理工具等。

問題：影響你工作效率的因素是哪些？
你能改變組織和環境嗎？
你一定能改變的是：你的自身因素以及找到適合自己的時間管理方法和工具。時間管理培訓能夠幫助你的也正是自身和技術兩方面的因素。學習時間管理的意義。
一、明確成功(效能)的真正含義。
二、採取正確、有效率的方法和工具去實現成功。

時間管理的原則：要事第一
時間管理的一個經典遊戲
桌上放有兩個大小相同的類似水盆的容器和六七塊大小不一的石頭。其中一個容器中盛有一大半的細沙，另一個容器是空的。現在讓你把所有石頭和所有細沙都放到那個空的容器中，但條件是細沙和石頭都不能冒過容器的上端平面，你會怎麼做？
有的人會先把細沙全倒入空容器中，然後費了九牛二虎之力也無法將所有石頭都塞進細沙，從而達到規定的條件。
可如果你先把所有的石頭都放進空 容器中，然後再倒入細沙，你會發現在搖一搖、抹一抹之後，輕而易舉地就完成了任務。
在這個遊戲中，容器象徵著什麼？細沙象徵著什麼？石頭象徵著什麼？這個遊戲又說明了什麼？
容器象徵著我們每個人有限的時間，不管是一天也好，或是一生也罷。細沙象徵著那些每天糾纏著我們的似乎永遠也忙不完的緊急的瑣事。石頭象徵著關乎人生效能的大事。這個遊戲說明，倘若我們總先忙瑣事，那麼很難成就大事。而如果我們能做到要事第一，那麼處理起瑣事來也會游刃有餘。

事務四分類
事務依重要性與緊急性可分為四類：
我們每個人對這四類事務都會有自己的判斷。但不管怎樣，我們在現實中卻常常落入這樣的俗套：首先處理那些緊急的事務，即首先關注細沙；等有了時間才想到那些石頭，即重要的事務。重要性與目標有關，凡有價值，有利於實現目標的就是要事，而緊急之事往往對別人而非對自己重要。緊急且重要的事務：一定要減 少當我們過多地或被迫處理緊急之事時，那些重要而非緊急的事務遲早會變得緊迫，使我們陷入「救火隊員」的模式之中，似乎永無寧日，也體會不到游刃有餘的境界。
顯而易見，要想減少這類事務的比例，平時你必須首先關注重要但不緊急的事務。
1.緊急但不重要的事務：可以委託授權
我們為什麼會感到忙而無功，原因往往在於我們把大量的時間都花在了這類事務上面。
主管臨時派的某些活就可能屬於這一類事務，對於主管來說重要，對於你只是緊急。這裡幫助你實現人際關係和團隊成功的高效能人士習慣4、5、6和8就會發揮作用了。倘若你的人際關係很差，或委託授權的能力欠缺，那你只能獨自忍受這類事務。如果人緣好，就可以找人幫你來處理這類事務。
當然，委託或授權不是倒垃圾，不能讓對方感到你是把自己不愛幹的事推給他。高明的委託或授權，是讓你擁有更多的時間關注重要但不緊急的事，而又讓被委託或被授權方感到你對他的重視和承擔該項工作的價值，因為緊急之事往往對別人而非對自己重要。
如果你需要提高委託和授權的能力，建議你參加這方面的培訓。
2.不緊急也不重要的事務：盡力去放棄
這類事務往往與你難於戒掉的習慣相關，譬如有求必應、沉迷於網游、泡吧等等。我們常說積習難改，改變習慣真得就那麼難嗎？
行為學的研究表明，如果堅持21天，你就很可能改變或養成一個新的習慣。當然，這21天，你需要經歷如下過程。
1-15天：感到彆扭
15-18天：可以自覺地去做了
18-20天：感覺做起來舒服
21天：變得自動了！
曾經有一位女學員聽到這「21天」的說法後，按捺不住內心的激動，同我們分享她的經歷。她說自己是個特別好吃的人，所以過去總覺得用一雙筷子吃不過癮。她有一天立下志願，吃東西時能做到「雙筷齊下」，所以她開始練習用左手吃飯。開始兩周真的很彆扭，但過了兩周後就開始有些習慣了，到了第三周，即差不 多21天時，真的變得熟練自如了！現在只要一個人吃飯，她就能左右開弓！
習慣不一定難改，難的是堅持！
3.重要但不緊急的事務：需要我們最為重視！
這類事務就是你人生中的大石頭！人生之輪中的7個方面都屬於這類事務。
你每天的生活，都應圍繞它們來展開。這樣一來，你生活和工作行事的優先順序是不是就出來了呢？

時間管理的方法：集中統籌
目前常用的時間管理手段
-以富蘭克林-柯維公司開發的效率手冊為代表的紙質工具
-以Outlook和Lotus Notes為代表的電子工具
儘管電子工具是辦公現代化的體現，但它時常並不像紙質工具那麼方便。這裡介紹的紙質工具(即下面要講的「效能效率年冊」)，將以上兩類代表性工具的精華濃縮其中。熟練運用這套工具，會大大彰顯你的職業化水準。
以終為始，我們來這樣做計劃：
Goal by Year，每年設定目標
Review by Month (atleastQuarter)，每月(至少每季度)反思回顧
Plan by Week，每週制定計劃
Live by Day！過好每一天！
首先從目標開始。每年都要把你最重要的人生目標放在首位(GoalbyYear)。放下眼前的事，屏息靜氣凝神你的激情所在，這是世界最需要你為之 奮鬥的。柯維在其《第8個習慣》一書中寫道：「一個人的使命或生活中的角色通常是發現出來的，而不是發明出來的。」譬如我自己，生活的經歷讓我發現「影響 他人」是我的一大天賦才能，因此，培訓便成為了我人生的一項使命。當然，我還有許多其他與「影響他人的才能」相關的夢想，這都是我的激情所在，那麼我的人生目標便會圍繞這一主題展開。我2006年與此相關的最重要目標包括：讓柯達公司各部門從我的咨詢和培訓工作中獲得更大的收益；通過為公司內部雜誌 《SMILE》每期撰稿把積極的影響帶給更多的員工；讓家庭實現嶄新的過渡(兒子離開幼兒園要上小學，新居交房還需要裝修)。
最重要的目標是你無論如何都要去拚力實現的。同時，你也不要忽視人生的其他方面。這就是說，一旦確定好最重要的目標，還需對人生的其他方面作出計畫和安排。譬如，我2006年的最重要目標主要與事業和家庭有關，我就會考慮在精神追求、身體健康、知識教育、經濟條件和社交生活方面需要做些什麼。
確立了目標，就要用行動將目標落實到每週的生活和工作中(Plan by Week)。行動切忌悶頭前行，不駐足反思。每個月，至少每個季度都應該對行動進行總結。這樣，你才能真正領略到時下流行的一個說法：「活在當 下」(Live by Day)的真諦！
每年年終，你是否能像孫悅唱得那樣「這一年總得說來高興的事挺多。身體不錯，工作不錯，心情也不錯」？回首剛剛過去的2006年，我的心情還真不錯！最重要的目標完成得不錯，人生的其他方面也不錯。每週都有計劃，每個月都有反思，每天過得也都挺充實快樂。新的一年，我的使命還在延續，我的激情仍在 燃燒，人生之輪依舊是指引我前進的方向盤。我相信，到了2007年底，我還會像那首歌唱的那樣「家人不錯，朋友不錯，自己也不錯」！

與時間管理工具相關的最重要的5個概念
以下5個概念可以涵蓋人生中所有要做的事。效能效率年冊幫助你管理這5個概念，也就是你要做的所有的事，從而將你的計畫真正落實。這5個概念是：約見、活動、未來活動、對別人的承諾、別人給你的承諾。
1.約見：日期已經確定，有明確的開始時間，一般也有結束時間，如會議、約見、培訓、接機等。
2.活動：日期也已經確定，但沒有規定開始時 間，優先度可由自己確定，如寫報告、電話通知、發郵件等。
3.未來活動：未確定名確日期的一般為一週以後的約見或活動，如你今年年假何時休，怎麼休還有待安排，這就算未來的活動。
4.我對別人的承諾：不一定有開始時間，但成果交付有時間期限。如項目經理承擔的工作。
5.他人對我的承諾：別人向你交付的成果有時間期限。
有人可能會問，人的死亡屬於什麼？正常來說，死亡應該是未來的活動。但如果一個人想自殺，並且確定好了日期和時間，就成了約見。上學也屬於約見。開學有日期，放假也有日期；上學有時間，放學也有時間；入學有期限，畢業也有期限。
做夢是未來的活動；你想今晚做夢，那是活動；你想一睡著就做夢，那是約見。
人生中幾乎所有的事都可以被這5個概念所涵蓋。

時間管理體系的兩個層面
1.時間安排：每項工作活動發生的時間和所需要的時間。
2.訊息管理：與每項工作活動相關的訊息從何處查找或歸檔於何處。
時間管理體系是幫助你規劃、記憶活動和時間安排及有關信息的一套固定系統，應包括：
*.時間安排工具：日曆、日計劃表、日活動表、甘特圖 (項目管理工具)等。
*.訊息管理工具：電子檔案、軟碟、光碟檔案、紙文件檔案、電話、會見記錄單等。
時間管理的具體方法
一、年計劃表。
二、週計劃表。
五、日計劃表。特點：a.可以用A4紙自己拷貝；b.自己填寫日期，靈活、經濟；c.管理時間的維度 全面週到，且一目瞭然。
四、會議計劃表。工具：日曆(僅填會議或約見)
三、未來計劃表。工具：日曆(僅填概要)
-在每天下班前計劃第二天的工作
-首先將日曆中的約見、會議填入時間表
-將活動按優先性分成A、B、C、D類
A類：緊急且 重要
B類：重要但不緊急
C類：緊急但不重要
D類：不重要也不緊急
-估計每類活動應花的時間：
工作不是做了就算，而是應該算了再做！
對事講效率，對人講效果：談事可以將時間卡得死一點，當涉及情感，人員發展等問題時，留的時間餘地就要大一些。
-將活動穿插到約會的空檔間
-第二天上班後根據臨時變動可對活動優先性做適當調整
-每天的工作安排應該：首先處理A、B類，然後是 C類，努力完成D類，避免拖延
六、他人對我的承諾。工具：日計劃表中「他人對我的承諾」摘要。
譬如，當有人向你承諾某日作為上交任務的期限時，你就可以直接填寫一張該日期的日計劃表，並將責任人和要交付的任務記錄在「應交付的工作」一欄中。 到了該日期，這一記錄就會給你提醒，從而省去你用腦子記憶的負擔。
七、我對別人的承諾。工具：可能運用到以上所有工具。因為你給別人的承諾，如項目管理，可能會包括約見，活動，未來活動和別人的承諾。
八、 每個月，至少每季度要做反思回顧。工具：成績總結表。
九、集中統籌，將以上所有工具集中在一冊中，形成自己的人生。
運用時間管理工具的好處
-工具幫你記憶，從而減輕心理、思想和頭腦負擔。好記性不如爛筆頭！
-幫你輕鬆有序地完成任務，實現人生的各項目標。

怎樣應對打擾
打擾的來源有5P：
一、People人：同事、上級。永遠不要把客戶當成是打擾，而是機會！
二、Phone電話。
三、 Paper公文：信件、與自己無關的E-mail、文件、沒用的名片等。
四、Personal自我打擾：開小差、與別人聊天、打私人電話等。
五、 Peripheralvision視力所及的環境干擾：太漂亮或太亂的辦公室、辦公桌周圍堆放的雜物等。
應對打擾的方式：
一、拒絕：不要有求必應，而要學會善意地拒絕。
二、推遲：幫助對方認清主次，適當推遲。
三、減少：為對方限時。
四、阻止： 規定不受打擾的時間和情況。
要想避免打擾且不得罪人，就必須實踐高效能人士的習慣4、5、6.
怎樣應對人的打擾：
一、「誰」經常打擾？同他們溝通，說明自己的工作方式；同他們一起探討如何做好時間管理。
二、經常因為「何事」打擾？如果無書面說明，製作 出來，簡明易懂；再因此受到打擾，先讓對方自己閱讀說明，不明白再來找你。
怎樣應對電話打擾：
一、盡量設置留言電話。
二、不要一有電話就接，每天要有至少1小時的時間連續專注於重要但非緊急的工作。
三、可以留出一段時間回復 電話。
怎樣應對公文打擾：
一、公文的分類。活動性公文：需要你採取應對行動的公文。信息性公文：已處理完需要存檔的公文。
問題：辦公桌上的客戶名片是什麼公文？
答案：你如果需要這張名片馬上與該客戶聯繫，則此時該名片為活動性公文。聯繫過後，該名片就成了信息性公文。
二、電子郵件應按事務4分類的優先 順序處理。
三、辦公桌上只留活動性公文，給信息性公文存檔。
四、存檔的原則。一般需要存檔的文件是公司所有文件的10%；根據公司要求該 存檔的存檔；無章可循的分批歸檔：過一段時間(一般為一個月)決定是否需存檔；能用電子版存檔，就不要用紙文檔；需要經常用的文件，最好有紙文檔；對存檔 的文件可註明銷毀日期。
怎樣應對自我打擾：
一、增強時間觀念，應用時間管理方法管理好自己的時間。
二、當然，適當的「自我」打擾也是休息的一種方式，但千萬不要因此而打擾了別人。
怎樣應對周圍環境的打擾：
一、改善時間管理的第一項切實工作是整理你的辦公桌。這像你的辦公桌嗎？
*.活動性公文是否放在「收件籃」和「發件籃」中？
*.電腦屏幕周圍還貼有用於提醒的黃簽紙(即時貼)嗎？
*.信息性公文是否還在 桌面上？
*.哪些信息性文件需存檔？哪些需扔掉？
*.哪些需保留一段時間再決定是否存檔？有地方保留這些文件嗎？
*.名片是否分 類易找？
*.辦公室、桌面是否成了「周圍環境」干擾？
二、職業化的辦公桌乾淨整潔，一般具備以下核心物品就夠了：電話、電腦、常用文具、活動性文件(收件籃、發件籃)、「效能效率年冊」。問題：
1.回顧你的「人生之輪」需要發展的方面。你如何針對這些方面採取行動？
2.回顧「個人效率的11個方面」中你的薄弱環節，現在準備如何提高？
3.你在時間管理上還有哪些獨到的經驗值得今後借鑒？

來源：中國人力資源網